名刺をいただいたらどうしていますか？

コロナ禍以降、オンラインではじめましての人とお話しする機会も増えましたが、やっぱり直接お会いすると話も弾みますね。

商談などの場面ではもちろんですが、先日のFRJ2024にはソノリテとしてブース出展し、多くの方に直接サービスの紹介をさせていただきました。イベントに出ると名刺をたくさん交換することができます。

今回のテーマは「名刺」です。

団体名（企業名）、肩書、姓名、メールアドレス、住所、電話番号、つまり名簿として登録すべき必要な情報がつまっている「名刺」。名刺は、ある意味、公の情報のような気がしてしまうかもしれませんが、もちろん重要な個人情報です。交換するだけでなく、その後にしっかり管理をし、そして活用しなければ意味がありません。

かくいう私たちソノリテでも、増えた名刺をリスト化し、きちんと情報をお届けできるように整理するのはなかなか困難。イベント後はまさに紺屋の白袴状態でした。

そこで、いただいた名刺をどうしたらスムーズにリスト（名簿）にできて、大切な支援者の方へ情報をスムーズにお届けできるか、ソノリテが今回のイベント対応で考えたことを事例としてご紹介します。

１、事前に名刺をもらったらどのように名簿にするか、（データベースに登録するか）を決めておきます。

たとえばソノリテの場合は、まずSansanのアプリ、エイトにスキャンして取り込みデータ化します。そのときにタグが付けられるので、「FRJ2024」というタグをあらかじめ用意しておくとスキャンする人が迷わずにすみます。その他のデータベースに登録する場合でも、項目や選択肢を追加しておいたり、どの項目に何と入力するかワードをあらかじめ決めておくとよいですね。

２、支援者管理の責任者が取り込んだデータを目視し、おかしなデータがないか確認します。

そもそも誤りや、入力内容にばらつきがあれば修正が必要です。また、同一人物のデータが複数あって「名寄せ」が必要なこともあるでしょう。

３、今回、新たに増えたリストに対して、メールでのご連絡を用意します。

リストを見てみて、一斉に同じメール文でいいのか、個別に何かを添える必要があるのか等を判断します。

たとえば・・・

●●●●様　先日は、△△△のイベント会場にて、名刺交換をさせていただきありがとうございました。また、当団体の活動にご関心をお寄せいただきありがとうございます。これからもぜひ、情報交換などさせていただけますと幸いです。定期的に配信をしているメールマガジンをお送りしてもよろしいでしょうか。～～～～

４、メール送信、または個別の電話等、コンタクトの履歴をデータベースに登録しておく。

名刺をいただいたけど、そのあと一度も連絡をしていないのか、だれかが何かの形でやり取りがあったのか。次にその方に接するときに、データベースを見ればどんなやり取りがあったのか、どういう経緯で名簿ができたのかなどがわかると、1枚の名刺が生き生きと、そしてチームみんなの生きた情報になっていきますね。

そして、もうひとつ重要なことがあります。

５、名刺をもらったときに、この人は寄付者になり得るのか、なり得ないのか　判断をしない。

私もNGOの職員だったころ、支援者の方からのお問い合わせ、企業のCSR担当者からご連絡いただく、といった機会のほかに、印刷会社、リース会社など、業者さんとのやり取りや打ち合わせが多くありました。

そういった方々からいただいた名刺もできれば勝手に色分けをせず（＝支援者になり得るか・なり得ないのか判断せず）、すべてデータベースに入れることをお勧めします。その際、カテゴリーを付けられるといいと思いますが、わかっている事実だけ、つまりいつ、どこで名刺を受け取ったのかがわかる情報を入れるようにします。

なぜなら、非営利組織のデータベースの大きな特徴のひとつが、支援者の属性が変わるということがあるからです。私の経験でも、きっかけは業者さんとしての仕事の依頼だったかもしれないけれど、活動の意義に共感をしてくれて自主的にチャリティーイベントを企画してくれるようになったり、取引のあった銀行マンの方がご自身の休みの日にプロボノとして手伝ってくださった、というようなこともありました。「この人は業者だから支援先国の情報は必要ない」なんて勝手な思い込みはしていませんか？誰でも、共感によって支援者になる可能性がある、それが非営利活動のすごいところだと思います。

そして、受け取った名刺の束が机の引き出しに眠ったままになっている、という方はいませんか？

そんなときは自分ひとりで抱え込まず、名刺をもらったらスキャンしてほしいんだ、リストを見てほしいんだ、と同僚やボランティアさんに助けを求めてみてください。きっと、団体の財産としてデータが生き生きと動き出すと思います。

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ぼきんとん　は、名刺交換をしたあとの名簿の作成、整理するデータベースとしてもとっても有効です。

管理したい情報をカスタマイズして追加することができますし、その後のコミュニケーションや、ボランティアとして協力していただけるようになればその情報も、寄付をいただくようになればその履歴も、名簿と紐付けて管理することができます。

データベースの導入やすでにあるデータベースの活用に悩んでおられるかたは、ぼきんとんの資料やデモをご覧いただくとヒントが得られるかもしれません。お気軽にソノリテまでお問合せください。

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※イラスト　by Loose Drawing